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  基础数据规范化的重要性在以上做了简要的论述,而其工作内容则主要包含物料统一名称、建立编码原则、数据编码等3项工作。

  1、统一物料名称

  所谓物料是一种广义的“物与料”的泛称,它包括了任何一个自制或外购的原材料、配件、在制品、半成品、成品,也可以包括模具、夹具或包装材料等项目。很多家具企业由于没有上信息系统,长期处于部门相对割裂的状态下,同一种物料在不同部门常有不同的名称显得司空见惯。此外,不少企业的家具部件名称也是取得比较随意。这种情况不利于信息集成,数据规范化的个步骤便是要统一物料名称。

  2、建立编码原则

  在企业信息化建设时,对物料进行管理的前提是进行编码,以供信息系统识别和使用。从理论上说,代码是数据的标识,是在信息系统中人和计算机使用所有其它数据元素的基础,因为信息系统识别和检索数据的要途径是代码。制造企业需要进行编码的数据很多,面其中重要也复杂的是对物料进行编码,因此本节也主要指的是物料编码。除了物料编码之外,信息系统建制时还需要对机器、刀工具、工艺路线、仓库、供应商、客户等进行相应的编码,以便信息系统对这些数据进行相应的处理,在这种意义上编码也称为实物编码、资源编码或资产编码等。编码原则是指数据编码时应该遵守的规则,也即编码方案,这是企业信息化建设中重要的基础文件之一。从基本原理上看,对数据编码要求的核心内容是要求物料号的完备性和惟一性的统一,也就是说能在给编码对象应用中所有可能发生的项目给以确定的编码的基础上,保证一种物料必须有一个统一的代码,并且一个代码也只能表示一种物体,同一种物料,不论出现在什么产品上,只能用同一个代码,不能出现一物多号的现象。编码原则是信息化建设实施的成功基础,但也要注意有的前瞻性和性,比如,多数信息系统对设定好的物料号不允许轻易变动,如要修改,必须先把所有该物料的记录(如库存、会计科目等记录中有该项物料时)统统清除干净,这是一件十分棘手的工作。因此,确定物料号的编码原则要特别慎重,不但要考虑当前的方便,而且要考虑今后发展扩充的需求,有条件的还可以结合条形码技术来进行。

  3、数据编码

  如果编码原则编得比较好,那么具体编码工作在这个总体原则的指导下就显得容易多了。但由企业的发展是一个不断变化的过程,所以数据编码工作也是一长期的工作。好成立数据小组,或者由信息主管指定专人全权负责数据编码的日常维护工作。需要注意的是,编码这项基础工作问题多是出在管理和应用上,而不在于编码原则(方案)本身,企业应重视这项工作,认识到其重要性,充分估计工作量,保证编码工作的顺利开展,以为信息系统的实施打下坚实的基础。

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